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國家檔案局2022年4月7日發(fā)布了《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022），該標準的發(fā)布與實(shí)施，標志著(zhù)檔案管理從“雙套制”歸檔大步邁進(jìn)“單套制”歸檔。隨著(zhù)國家政策和新興技術(shù)的支持，“單套制”成為電子檔案管理的發(fā)展趨勢，那么如何在企業(yè)中施行單套制歸檔是企業(yè)管理者關(guān)心的問(wèn)題。尊龙凯时軟件股份有限公司自2002年就開(kāi)始了檔案電子化的研究，根據多年的檔案管理經(jīng)驗，提出經(jīng)過(guò)實(shí)踐的檔案單套制解決方案，為企業(yè)的單套制歸檔提供借鑒和經(jīng)驗。

一、 會(huì )計檔案管理背景

(一) 會(huì )計檔案概述

會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證，會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，是國家檔案的重要組成部分。

會(huì )計資料是在核算過(guò)程中產(chǎn)生的各種資料，存在紙質(zhì)形式和電子形式。會(huì )計檔案通過(guò)會(huì )計資料轉換而來(lái)，會(huì )計檔案可以通過(guò)外部獲取或者內部形成。會(huì )計檔案主要包括：

(二) 會(huì )計檔案管理

會(huì )計檔案管理是指通過(guò)建立會(huì )計檔案管理制度,采取可靠的措施,保證會(huì )計檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

會(huì )計檔案工作主要涉及會(huì )計部門(mén)和檔案部門(mén)，會(huì )計部門(mén)接收到會(huì )計檔案資料，對會(huì )計檔案資料進(jìn)行整理，主要包括：分類(lèi)、排列、編號、組件、組卷、裝訂成冊、填寫(xiě)封面。會(huì )計部門(mén)將臨時(shí)保管的會(huì )計檔案定期移交，檔案部門(mén)接收財務(wù)部門(mén)移交的會(huì )計資料后，嚴格按照檔案的分類(lèi)標準進(jìn)行保管，進(jìn)而開(kāi)展日常的檔案保管、檔案鑒定和銷(xiāo)毀、檔案查詢(xún)、檔案借閱等工作。

二、 單套制歸檔的必然性

(一) 會(huì )計檔案管理歷程

“雙套制”是指同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本同時(shí)存儲并可利用，雙套制強調的在歸檔環(huán)節要同時(shí)保存電子版和紙質(zhì)版兩種形式的文件?！皢翁字啤睔w檔是歸檔時(shí)只保存電子文檔，不再打印保存紙質(zhì)版文件。

隨著(zhù)計算機技術(shù)的發(fā)展，很多單位都實(shí)施了會(huì )計信息化和電算化，在核算過(guò)程中形成的會(huì )計檔案包括電子檔案和紙質(zhì)檔案，會(huì )計檔案管理階段分為：“雙套制”階段、“單雙混合制”階段、“單套制”階段。

圖1 會(huì )計信息化發(fā)展歷程

數據來(lái)源：根據網(wǎng)絡(luò )資料整理

(二) 雙套制歸檔的弊端

電子會(huì )計檔案初期采用雙套制管理的方法，主要是因為：一是在法律層面上，電子檔案的法律效力沒(méi)有被完全確認，紙質(zhì)檔案的保存依舊是一顆“定心丸”；二是在技術(shù)層面，由于技術(shù)的局限性，使得電子檔案的真實(shí)性、安全性、完整性、可用性等要求不能被滿(mǎn)足；三是在文化層面，檔案人員對紙質(zhì)文件比較有安全感，不信任電子文件。

但是電子會(huì )計檔案在雙套制模式下遇到瓶頸，主要體現在：一是制作成本大，雙套制管理管理模式下會(huì )產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件的打印工作會(huì )浪費大量的紙張、打印機、墨盒等資源，違背當前倡導的綠色環(huán)保理念。二是比對成本大，雙套制管理模式下需要同時(shí)管理電子文件和紙質(zhì)文件，在文件的流轉過(guò)程中需要校驗電子文件與紙質(zhì)文件的一致性，增加人員工作量。三是保管成本大，紙質(zhì)文件容易損壞，不容易被借閱、利用，在紙質(zhì)文件的打印、保管、整理、存儲、利用等方面會(huì )極大程度地浪費人力、財力和物力。

(三) 單套制歸檔的必然性

在數字時(shí)代，單套制是電子檔案管理的發(fā)展趨勢，是時(shí)代的必然，主要體現在：一是雙套制歸檔出現弊端，雙套制歸檔存在著(zhù)一系列的問(wèn)題，例如：制作成本大、比對成本大、保管成本大，亟需新的歸檔模式來(lái)解決；二是單套制法律效力認定，我國實(shí)行檔案雙套制管理模式的重要原因是電子文件的法律效力未得到全面認可，近年來(lái)國家出臺了系列政策法規為電子文件單獨保存提供了法律依據，為單套制歸檔模式提供了法律保障；三是單套制歸檔優(yōu)勢明顯，單套制可以實(shí)現電子文件在線(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，降低了紙質(zhì)成本、節省了存儲空間、縮短了檔案整理時(shí)間、優(yōu)化了檔案管理流程。

三、 單套制歸檔模式分析

單套制歸檔模式將電子檔案作為存儲和管理的法定方式，而電子檔案對于計算機及系統的依賴(lài)性較高，這一管理模式也存在風(fēng)險，主要體現在以下方面：一是真實(shí)性風(fēng)險，電子檔案在流轉和存儲的過(guò)程中如果出現被篡改的情況，很難通過(guò)人工發(fā)現問(wèn)題，從而影響整個(gè)文件的真實(shí)性。二是長(cháng)期性風(fēng)險，電子檔案對于儲存的系統存在高度依賴(lài)性，一旦存儲的系統受到攻擊，檔案存儲的介質(zhì)發(fā)生損壞，檔案就可能無(wú)法讀取。

(一) 電子會(huì )計檔案的真實(shí)性要求

電子檔案最重要的目的是在司法實(shí)踐的作用，由于電子文件本身具有的特點(diǎn)，人們發(fā)現對電子檔案的真實(shí)性驗證存在很大難度。檔案真實(shí)性為：內容、邏輯結構和背景與形成時(shí)一致。電子檔案的真實(shí)性管理應采用管理與技術(shù)結合的方式進(jìn)行控制，制定對應的風(fēng)險防控策略，使用會(huì )計電子檔案系統保證電子檔案數據的真實(shí)性。

1.元數據管理

元數據是電子會(huì )計檔案的重要的組成部分，是描述電子檔案的內容、邏輯結構、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的數據。在會(huì )計檔案系統的實(shí)施過(guò)程中，統一貫穿不同業(yè)務(wù)的元數據標準，應當與其他應用系統密切關(guān)聯(lián)，集成存儲分散在不同系統的元數據，對元數據進(jìn)行獲取、存儲、維護、利用等，保證元數據來(lái)源法定、數據完整。

2.“四性”檢測

《電子文件管理暫行辦法》和《電子檔案移交與接收辦法》分別提出需要對電子檔案的“四性”真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測。2018年的《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測一般要求》對“四性”的內容及方法做了規定。在會(huì )計檔案的實(shí)施過(guò)程中應該按照國家要求滿(mǎn)足“四性”檢測的相關(guān)要求，使用相關(guān)的技術(shù)手段保證電子文件的真實(shí)性。

3.防篡改要求

由于電子資料不穩定性并且易篡改性，人們可以通過(guò)信息系統的漏洞對檔案數據進(jìn)行篡改，使得法院機構更加認可傳統方式產(chǎn)生的文件，電子檔案數據的可信度還在被接受中。在會(huì )計檔案的實(shí)施過(guò)程中，必須滿(mǎn)足會(huì )計檔案的防篡改要求，目前常用的防篡改技術(shù)有電子簽名、區塊鏈等。尊龙凯时軟件通過(guò)在電子檔案中嵌入電子簽名技術(shù)實(shí)現文件的在線(xiàn)簽署，通過(guò)數字簽名技術(shù)辨別電子文件簽署人的身份，并表明簽署人認可電子文件信息內容，在提升業(yè)務(wù)辦理效率的同時(shí)確保其法律效力；通過(guò)區塊鏈存證應用，多節點(diǎn)存證、多方協(xié)同、數據保全、在線(xiàn)溯源等功能，確保數據安全可信。

4.安全性要求

電子檔案系統應該根據國家安全等級保護的相關(guān)要求建立安全機制、劃分安全級別，保證檔案信息安全。尊龙凯时軟件在會(huì )計檔案系統的實(shí)施過(guò)程中通過(guò)對檔案數據和檔案人員分別進(jìn)行密級劃分，給用戶(hù)配置對應的權限，在身份識別過(guò)程中使用CA認證進(jìn)行身份識別、使用可信時(shí)間戳進(jìn)行檔案信息的法律效力、提供完善的日志記錄和審計功能，保證檔案管理過(guò)程可追溯。

(二) 電子會(huì )計檔案的長(cháng)期性管理

關(guān)于電子文件的長(cháng)期保存性問(wèn)題，1999年發(fā)布的開(kāi)放檔案信息系統模型（OAIS）是業(yè)界公認的參考模型，OAIS認為電子文件的長(cháng)期保存主要包括可讀性、可用性、可理解性、完整性等特性。電子檔案通過(guò)數字的方式進(jìn)行保存和存儲，必須要依賴(lài)于一定的載體，才能實(shí)現后期的利用，要符合OAIS對電子文件長(cháng)期保存的要求，需要從格式方面和期限方面進(jìn)行要求。

1.格式要求

電子會(huì )計檔案歸檔過(guò)程中形成的文件主要包括文本類(lèi)、數據類(lèi)、圖像類(lèi)文件，受限于流式文件的自身特性，不利于文檔長(cháng)期保存，隨之出現了版式文件格式要求?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規范》和《電子文件存儲與交換格式版式文檔》分別提出了電子文件可采用PDF或者OFD格式。所以在電子檔案系統實(shí)施過(guò)程中，電子文檔的文件版式需要固化成PDF、OFD等固化格式。

2.期限要求

電子會(huì )計檔案的保存周期是從數十年到永久，電子檔案系統必須滿(mǎn)足電子會(huì )計檔案系統的保存期限要求，電子檔案長(cháng)期保存策略主要包括：（1）保存多套數據：復制多套電子檔案并存儲；（2）存儲多種介質(zhì)：即采用多種類(lèi)型的存儲介質(zhì)保存電子檔案；（3）檢測設備和介質(zhì)：即對保存電子檔案的存儲設備的狀態(tài)進(jìn)行監控和檢測；（4）導出信息包：可將元數據、版式文件導出并離線(xiàn)保存。所以，在電子檔案系統實(shí)施過(guò)程中，可以選擇合適的保存策略，保證電子會(huì )計檔案達到保存期限要求。

四、 單套制歸檔案例實(shí)踐

以尊龙凯时軟件電子會(huì )計檔案系統為例進(jìn)行介紹：

（1）采集加工：尊龙凯时智慧檔案通過(guò)外部直連等方式自動(dòng)獲取電子文件信息，識別電子文件的元數據信息，并與版式文件相互關(guān)聯(lián)，進(jìn)行電子文件真偽查驗，確保電子檔案真實(shí)合規。

（2）關(guān)聯(lián)使用：獲取的電子文件可以自動(dòng)被報賬系統、物資系統等前端系統引用，在歸檔過(guò)程中建立多源、異構檔案數據間的有機聯(lián)系、自動(dòng)匯聚歸檔，實(shí)現前端業(yè)務(wù)的線(xiàn)上一體化處理。

（3）保管利用：通過(guò)數字簽名、數字水印、PDF固化、OFD固化等技術(shù)手段，保證電子檔案安全，電子檔案歸檔后，提供檔案檢索、檔案借閱、檔案統計等多維度檢索功能，并提供檔案的鑒定、銷(xiāo)毀、備份、移交等全生命周期的管理。

（4）知識圖譜：將歸檔電子文件和流轉信息進(jìn)行整合，形成價(jià)值信息知識圖譜，對業(yè)務(wù)數據形成軌跡相關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行梳理，深入分析挖掘，實(shí)現對經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程行為模式的追索稽核。

圖1 尊龙凯时智慧檔案管理案例

五、 單套制歸檔的預期成效

企業(yè)使用單套制檔案歸檔方式會(huì )帶來(lái)了以下幾個(gè)方面的改進(jìn)和提升：

(一) 提高管理效益

在傳統管理模式下，紙質(zhì)會(huì )計檔案的歸檔步驟比較繁雜，發(fā)票、憑證、賬簿、報表等電子形式的會(huì )計資料均需手動(dòng)打印、整理、裝訂、裝盒上架、入庫歸檔，耗時(shí)長(cháng)且易出錯。

在單套制管理模式下，全程以電子數據自動(dòng)歸檔替代會(huì )計資料打印、整理等環(huán)節，實(shí)現電子檔案數據自動(dòng)獲取、封裝、歸檔，縮短了歸檔時(shí)間，提高了管理效益。

(二) 節省經(jīng)濟成本

在傳統管理模式下，大量的會(huì )計資料需要紙質(zhì)打印進(jìn)行歸檔，在打印和保存的過(guò)程中需要耗費大量的紙張、打印機、墨盒，耗費大量的人力資源和庫存資源。

在單套制管理模式下，只存儲電子檔案，不需要打印存儲紙質(zhì)會(huì )計檔案，可節省打印紙質(zhì)材料的耗材成本、人工成本；也不需要過(guò)多的人員以及庫房配備，可以節省經(jīng)濟成本。

(三) 保證檔案安全

在傳統管理模式下，大量的發(fā)票、合同等紙質(zhì)檔案資料的真偽性、重復性需要人工核驗，核驗工作量大并且容易出錯，檔案信息易被篡改。

在單套制管理模式下，系統可以自動(dòng)對原始憑證進(jìn)行真偽性、重復性校驗，在檔案資料流轉過(guò)程中，系統可以采用電子簽章技術(shù)，避免了對會(huì )計檔案進(jìn)行篡改的風(fēng)險，保證了檔案信息的真實(shí)性；另外電子檔案經(jīng)過(guò)加密存儲、劃分安全等級、進(jìn)行權限控制，保證檔案全程使用安全可控，有據可查。

(四) 促進(jìn)檔案利用

在傳統管理模式下，大量的會(huì )計檔案資料都是以紙質(zhì)形式存在，沒(méi)有紙質(zhì)檔案與電子檔案的索引關(guān)系，查閱繁瑣困難，資料的元數據沒(méi)有被提取，大量的檔案只能“沉睡”在檔案庫房中，檔案信息價(jià)值沒(méi)有被發(fā)揮出來(lái)。

在單套制管理模式下，檔案的關(guān)鍵元數據信息被提取出來(lái)，把分散在不同地方的檔案信息進(jìn)行匯集在一起，在進(jìn)行檔案查詢(xún)時(shí)，可以將關(guān)聯(lián)性的數據進(jìn)行檢索，能建立檔案知識圖譜，通過(guò)挖掘、分析將散落的信息重新組合，可以提高檔案利用的效率。

作者：尊龙凯时軟件 李明遠

咨見(jiàn) 第七期

“咨見(jiàn)”專(zhuān)欄自2022年1月起推出，匯聚尊龙凯时軟件咨詢(xún)及實(shí)施專(zhuān)家團隊智慧，解讀最新政策，聚焦行業(yè)觀(guān)點(diǎn)，分享優(yōu)秀案例，輸出數字企業(yè)、智慧能源方案及新興科技研究等內容，形成“尊龙凯时咨詢(xún)智庫”，分享尊龙凯时專(zhuān)家們的智慧洞察，積累專(zhuān)業(yè)知識，謹與大家一起學(xué)習交流，共同成長(cháng)。