尊龙凯时智慧檔案依托電子票證管理標準和規范，基于人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、區塊鏈、大數據等多種新技術(shù)能力，實(shí)現發(fā)票、合同、銀行回單等不同文件的采集、歸檔和檔案管理的“三位一體”的全生命周期管理，建立企業(yè)統一的檔案管理系統和檔案信息資源共享平臺，結合智能硬件終端設備，實(shí)現檔案的歸檔自動(dòng)化、保管電子化、利用網(wǎng)絡(luò )化以及實(shí)物檔案的智能化
從源頭入手，將檔案管理活動(dòng)向前延伸至檔案的形成階段，確保歸檔數據的真實(shí)、準確、完整，歸檔過(guò)程建立檔案數據間的有機聯(lián)系，構建多源異構數據的自動(dòng)匯聚歸檔，實(shí)現線(xiàn)上數據的一體化管理，加速推進(jìn)無(wú)紙化辦公。
通過(guò)統一身份認證配合區塊鏈、數字簽名、數字水印、PDF固化等技術(shù)手段，全方位提升電子檔案安全，運用大數據、知識圖譜等技術(shù)，實(shí)現檔案數據自動(dòng)聚類(lèi)，可滿(mǎn)足不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景的精準化數字檔案管理需求?；贠CR+NLP等技術(shù)，構建一站式檔案利用服務(wù)平臺，促進(jìn)檔案向知識服務(wù)的轉變，實(shí)現檔案管理的全面智慧升級
引入智能制造、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)，結合票據交收設備、裝盒設備、AGV機器人、智能密集架、智能檔案盒等軟硬一體化的應用，實(shí)現實(shí)物檔案從交收、裝盒、歸檔全過(guò)程的無(wú)人自動(dòng)化管理，并與線(xiàn)上電子檔案對接匹配，強化一體化管理。
在尊龙凯时智慧檔案處理模式下，電子數據無(wú)需打印，數據天然關(guān)聯(lián)
內容需要把業(yè)務(wù)單據、記賬憑證、電子文件打印形成紙質(zhì)文件，并與其他紙質(zhì)原始憑證進(jìn)行匹配排序，裝訂成冊，整個(gè)過(guò)程 約需要15分鐘
采用智能密集架后，100平方米的檔案室管理只需要0.5人/天即可
傳統實(shí)物檔案管理模式下，100平方米的檔案室管理須配備 3個(gè)工作人員
在新的管理模式下，可以節約紙質(zhì)、油墨、檔案柜及庫房等資源。
以某單位為例：
2019年的憑證數量為11萬(wàn)份平均每份憑證需打印5張A4紙
每張A4紙的厚度約為0.104MM,憑證資料量放在一起的厚度約為57.2米
本項目的建設實(shí)現電子財務(wù)域數據全量收集、檢索、借閱、鑒定、移交、盤(pán)點(diǎn)、銷(xiāo)毀等，實(shí)現全生命周期管理，對少部分來(lái)自外部單位的紙質(zhì)載體進(jìn)行統一智能化保管，通過(guò)線(xiàn)上線(xiàn)下匹配對應，建立電子檔案和線(xiàn)下實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)，實(shí)現線(xiàn)下實(shí)體檔案的準確查找、精確定位，同時(shí)結合“十防"環(huán)控系統，確保線(xiàn)下實(shí)體檔案長(cháng)期、安全保存與利用需求。
該互聯(lián)網(wǎng)公司智慧檔案系統建設加速推動(dòng)公司內部流程整合和業(yè)務(wù)變革，提升了自動(dòng)化、智能化水平，使財務(wù)工作逐步朝著(zhù)“聯(lián)接、互動(dòng)、智能、洞察”的方向發(fā)展。通過(guò)全域數據采集，及業(yè)務(wù)環(huán)節構建的天然數據關(guān)聯(lián)，保持了檔案的原貌與全貌，并構建起網(wǎng)絡(luò )型、立體型的知識圖譜。
2021年1月，該供電公司的會(huì )計檔案電子化試點(diǎn)建設工作通過(guò)了國家 檔案局驗收。作為國家級試點(diǎn)單位之一，該供電公司開(kāi)展的智慧檔案項目為打造“五位一體”的檔案資源服務(wù)體系增添了濃墨重彩的一筆，也為其他業(yè)務(wù)系統接入到檔案管理系統提供了示范實(shí)踐。通過(guò)統一數據標準，精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)流程，提升財務(wù)對業(yè)務(wù)的服務(wù)能力，實(shí)現了經(jīng)濟業(yè)務(wù)全過(guò)程電子化管理和財務(wù)數據異地共享。同時(shí)，經(jīng)過(guò)該供電公司的成功試點(diǎn)應用，為所屬的某大型集團各級單位后期全面上線(xiàn)應用提供了寶貴的經(jīng)驗。
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